Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu internetowego Cars-Shipp (dalej: „Serwis”), za pośrednictwem którego klienci mogą sprawdzić status importu i transportu zamówionych pojazdów.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest [pełna nazwa firmy], z siedzibą w [adres siedziby], NIP [NIP], adres e-mail: [adres e-mail], numer telefonu: [telefon] (dalej: „Administrator”). Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą: [adres e-mail do spraw danych osobowych].

2. Zakres przetwarzanych danych

dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, adres e-mail, numer telefonu,
dane dotyczące zamówienia i umowy: numer umowy, numer VIN, marka i model pojazdu, rok produkcji, numer kontenera, etapy i daty transportu, miejsce dostawy,
dane rozliczeniowe: kwoty, waluty, terminy i forma płatności, numer rachunku bankowego,
dane podmiotów gospodarczych: NIP, numer EORI,
dane przekazane w korespondencji i w formularzu kontaktowym,
dane techniczne: adres IP, data i godzina zapytania, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory plików cookies.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

zawarcie i realizacja umowy, w tym organizacja zakupu, transportu i dostawy pojazdu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
udostępnienie klientowi statusu realizacji zamówienia w Serwisie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
obsługa płatności, rozliczenia oraz wypełnienie obowiązków księgowych i podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO,
obsługa zapytań, wniosków i zgłoszeń kierowanych przez formularz kontaktowy lub e-mail — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: obsługa relacji z klientem),
ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom i ograniczenie liczby zapytań o status zamówienia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
prowadzenie statystyk i analiz oraz działania marketingowe — wyłącznie na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, udostępnienia statusu zamówienia w Serwisie oraz do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację zamówienia lub kontakt.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w realizacji usług, w szczególności:

firmom spedycyjnym, przewoźnikom i agentom celnym,
domom aukcyjnym i podmiotom dokonującym zakupu oraz odbioru pojazdu,
warsztatom i podmiotom wykonującym naprawy oraz usługi dodatkowe,
firmom obsługującym rozliczenia akcyzowe i rejestrację pojazdów,
biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym i windykacyjnym, doradcom podatkowym,
dostawcom usług informatycznych, hostingu i poczty elektronicznej,
operatorom płatności i instytucjom finansowym,
organom publicznym, w przypadku gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania i przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z realizacją transportów dane mogą być przekazywane do podmiotów mających siedzibę w państwach trzecich, w szczególności w Stanach Zjednoczonych (domy aukcyjne, magazyny, przewoźnicy). Przekazanie następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umowy i na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO, w tym standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

7. Okres przechowywania danych

dane związane z umową — przez czas jej realizacji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń,
dokumentacja księgowa i podatkowa — przez 6 lat licząc od końca roku podatkowego,
dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania,
dane z korespondencji i formularza kontaktowego — przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
dane techniczne i logi systemowe — przez 12 miesięcy.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych, w zakresie w jakim nie stoją temu na przeszkodzie przepisy prawa,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wniosek dotyczący realizacji praw można złożyć na adres e-mail [adres e-mail do spraw danych osobowych]. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych, w tym szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu opartą na rolach użytkowników, rejestrowanie zdarzeń w systemie oraz kopie zapasowe. Serwis wykorzystuje rozwiązanie Cloudflare Turnstile, którego zadaniem jest ochrona formularzy przed automatycznymi zapytaniami.

10. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania (utrzymanie sesji i uwierzytelnienie) oraz — wyłącznie za zgodą użytkownika — pliki analityczne i marketingowe. Ustawienia cookies można zmienić w przeglądarce; ograniczenie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Serwisu.

11. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania.

12. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana w Serwisie.